Foire aux questions

Je commence avec Aïdi, que dois-je faire en premier ?


Tout d'abord, bienvenue dans Aïdi ! La première chose à faire est de comprendre le processus global de Aïdi. Pour cela, vous pouvez consulter ce document qui vous permettra de voir en une page toutes les facettes d'Aïdi. Vous pouvez également visionner cette vidéo pour comprendre la navigation dans Aïdi: Si vous n'êtes pas l'administateur d'Aïdi, prenez contact avec lui. Il vous guidera dans vos premiers pas. Ou continuez de chercher dans ce FAQ pour trouver la réponse à vos questions. Si vous êtes administrateur, vos prochaines étapes consistent à :

  • gérer les accès et définir qui fait quoi dans Aïdi
  • établir vos processus autour d'Aïdi




Comment créer un nouveau projet ?


Pour créer un nouveau projet, vous devez avoir les droits d'accès pour cela. Pour le vérifier, allez dans la page Démarrage / Projet et vérifiez que le bouton + en haut à droite de la page est disponible. Pour vous aider dans la création d'un nouveau projet, vous pouvez visionner cette vidéo :




Comment créer un budget ?


Un budget est obligatoirement lié à un projet et à une composante de ce projet s'il y en a plusieurs. Allez dans la page Planification / Budget et cliquez sur le bouton + en haut à droite de la page. S'il s'agit du premier budget pour ce projet, Aïdi vous proposera d'importer un modèle de budget venant d'un autre projet. Pour cela, commencez à taper le nom du projet modèle puis sélectionnez le budget souhaité dans la liste. Tous les items de ce budget modèle seront alors importés dans votre budget, incluant les quantités et les prix unitaires. Si un budget existe déjà pour cette composante de projet, lors de la création d'un nouveau budget, les items de la version précédente seront automatiquement copiés dans votre nouvelle version. Vous pouvez également visionner cette vidéo qui vous guidera dans les étapes de création d'un budget:




Je ne peux pas modifier le budget, pourquoi ?


Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas modifier un budget :

  • vous n'avez pas les droits d'accès pour modifier un budget. Contactez votre administrateur.
  • seuls les budgets au statut En préparation sont modifiables. Si le budget est approuvé, il est impossible de modifier les valeurs. Vous devez alors créer une nouvelle version de budget. Ceci permet de conserver un historique des versions de budget.




Comment fonctionne l'approbation d'un budget ?


L'approbation d'un budget passe par une configuration de la chaîne d'approbation, définie dans la page Projet. Dans la page du budget, cliquez sur le bouton Envoyez pour approbation. Le budget passe alors au statut En approbation et devient non modifiable. Le premier approbateur reçoit un courriel l'avertissant qu'un nouveau budget est en attente d'approbation et l'invite à se connecter pour voir et approuver le budget. Si le premier approbateur approuve le budget, un courriel est automatiquement envoyé au prochain approbateur. A la fin de la chaîne, le budget est mis au statut Approuvé et le demandeur de l'approbation reçoit un courriel. Si un approbateur refuse, le budget est alors remis au statut En préparation et le demandeur de l'approbation est avisé par courriel. ATTENTION : Pour approuver un budget, le financement lié à la composante du projet doit être supérieur ou égal au montant du budget. C'est une protection pour ne jamais dépasser le financement alloué.




Comment fonctionnent les financements de projets ?


Le financement de projet détermine le montant maximum pouvant être engagé sur chaque composante du projet. Le financement peut être de sources différentes, par exemple d'une enveloppe financière d'opérations, du CAPEX, de subventions etc. Avant de créer un financement de projet, vous devez au préalable :

  • paramétrer les types de financements dans Admin / Types de financements
  • déterminer les montants des financements annuels dans Démarrage / Financements annuels
Lors du paramétrage des financements annuels, vous aurez le choix de déterminer un montant maximum disponible pour une année spécifique, ou bien disponible sur plusieurs années. Lors de la création des financements de projets, Aïdi vérifie que le montant indiqué ne dépasse pas le montant disponible pour le financement annuel choisi. Pour comprendre le fonctionnement des financements de projets, visionnez cette vidéo :




Qu'est ce qu'une composante de projet ?


Une composante de projet est un segment à l'intérieur du projet. Par défaut, chaque projet contient une composante, et il est possible d'en ajouter autant qu'on veut. Pour voir et ajouter des composantes, allez dans la page détail du projet, dans Démarrage / Projet. La composante sert à séparer différentes phases du même projet. Chaque composante a sa propre version de budget, son propre financement, bons de commandes etc. Quelques exemples de composantes :

  • Avant-projet / analyses préliminaires : peut contenir des études de sol, des études de faisabilité ou autre qui sont financés séparément de la construction
  • Travaux de construction : c'est la composante par défaut
  • Concours architectural : là aussi, on fait généralement un budget séparé.
Attention avant de créer plusieurs composantes, cela peut complexifier le suivi du projet. A noter que l'échéancier reste global au projet, pas par composante.




Une ou plusieurs composantes, comment savoir ?


Il n'y a pas de règle universelle pour savoir si vous devez gérer votre projet avec une ou plusieurs composantes. La composante vous permet d'isoler des phases distinctes de votre projet, en séparant les coûts. Chaque composante a son propre budget, son propre financement, etc. ATTENTION : vous pouvez quand même gérer un projet sur une seule composante tout en ayant un budget ventilé par postes budgétaires. Par exemple, on peut gérer dans le même budget les services professionnels et les coûts de construction, pas de besoin de 2 composantes pour cela. De manière générale, la majorité des projets gérés dans Aïdi sont "mono-composante". Plus facile à gérer. Quand utilisez plusieurs composantes :

  • quand il s'agit de phases très distinctes, avec des budgets et des financements séparés
  • quand on souhaite isoler des coûts du reste de la construction
Une astuce pour savoir si c'est une bonne idée d'avoir plusieurs composantes : un ordre de changement ne peut concerner qu'une seule composante. Risquez-vous de vous retrouver dans une situation ou un ordre de changement concerne plusieurs composantes ? Si oui, la gestion par composante n'est peut être pas idéale pour ce projet.




Comment créer un bon de commande ?


Les pré-requis à la création d'un bon de commande sont :

  • avoir un budget approuvé
  • avoir créer le fournisseur dans le carnet d'adresse (Démarrage / Carnet d'adresse)
Allez dans la page Exécution / Bon de commande, puis cliquez sur le + en haut à droite de l'écran. Attention : si votre projet contient plusieurs composantes, une fois le bon de commande créé, vous devez aller dans la section Composante, cliquer sur Ajouter, choisir la composante et éventuellement une soumission correspondante.




Comment créer une facture ?


Avant de pouvoir créer une facture, vous devez au préalable :

  • créer un bon de commande et mettre celui-ci au statut Envoyé au fournissseur
  • créer une réception sur le bon de commande précédemment créé et approuver cette réception
Pour créer une facture, aller dans Exécution / Facture, puis cliquez sur le bouton + en haut à droite. Remplissez les champs et cliquez sur Enregistrer. ATTENTION : la date de la facture est importante car elle sera basée sur la dernière réception approuvée antérieure à cette facture.




Est-ce que je suis obligé de créer des soumissions ?


Non, pas du tout, mais ce module pourrait vous apporter beaucoup de possibilités d'analyses. Les avantages de saisir les informations de soumissions :

  • comparer chaque soumission avec le budget approuvé
  • comparer les soumisisons entre elles grâce au rapport de comparaison de soumissions. Ce rapport vous permet entre autre d'analyser les écarts entre les soumisions, avec les budgets etc
  • créer une base de données qui vous permettra par exemple à la fin de l'année de savoir qui a soumisionné sur quoi, à quel prix, etc.




Est-ce que je peux accéder à Aïdi sur mon téléphone ou ma tablette ?


Oui ! Ouvrez simplement le navigateur web et taper l'adresse Aïdi (du type https://yyyy.aidi.io). Vous obtenez alors la page d'identification. Sur votre téléphone, vous serez redirigé automatiquement vers le Journal de chantier pour créer des notes, notifier des utilisateurs et prendre des photos. Sur votre tablette, vous accéderez au Aïdi complet.




Comment fonctionne le Journal de chantier ?


Votre profil d'accès à Aïdi détermine si vous pouvez accéder au Journal de chantier, en lecture ou en écriture. Depuis un ordinateur, l'accès au Journal se fait par le menu Surveillance / Journal. Pour créer une nouvelle note :

  • Cliquez sur le + en haut à droite
  • Choisissez le projet auquel sera rattachée la note
  • Tapez du texte, et mettez le en forme grâce au menu type Word
  • Note : le bouton en forme de croix vous permet d'agrandir la fenêtre de saisie en plein page
  • A tout moment dans le texte, vous pouvez mentionner un membre de l'équipe de projet en tapant @. La liste des noms disponible apparaîtra automatiquement (cette liste provient des contacts de projets indiqués dans la fiche projet). En mentionnant une personne, celui-ci reçoit un courriel avec le contenu de votre note.
  • Choisissez des fichiers à intégrer à la note (PDF, Excel, Word, images, etc)
  • Saisissez des tags : ces tags permettent de retrouver plus facilement vos notes. Exemple : Déficience, Visite, Excavation, Structure, QRT, etc.
En cliquant sur Enregistrer, Aïdi prendra automatiquement les informations météo du site du projet. Sur chaque note, vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires. Vous pouvez également y mentionner des personnes. Cela permet de créer un historique des questions/réponses. Sur votre téléphone, l'accès au Journal se fait directement après la connexion au site Aïdi. Quelques particularités lors de l'utilisation du Journal sur un téléphone :
  • en activant la géolocalisation de votre appareil photo sur votre téléphone, vous pourrez voir chaque photo sur une carte pour connaître précisément l'emplacement de la prise de vue. Pour voir la carte, ouvrez la photo, puis cliquez sur le bouton Map en bas à droite
  • à la création d'une note, vous pouvez sélectionner un projet existant, ou créer un nouveau projet directement en indiquant le nom de ce projet. Il deviendra alors disponible à tous. Attention : la création d'un nouveau projet requiert un crédit Aïdi.
  • si la géolocalisation de votre téléphone est activée, la météo prise lors de l'enregsistrement sera celle de votre position exacte au lieu de l'adresse du projet.
L'icône entonnoir en haut à droite du journal vous permet de filtrer les notes par période, tags etc. Vous avez également un champ de recherche universelle qui vous permet de chercher du texte dans le titre, contenu et tags des notes. Le bouton avec 3 points à côté de chaque note vous permet de modifier, dupliquer ou supprimer une note. Attention : pour supprimer ou modifier une note, vous devez être l'auteur de la note ou bien administrateur Aïdi.




Comment créer un bon de commande à partir d'une soumission ?


Pour créer un bon de commande à partir d'une soumission, la soumission doit :

  • être sur le même projet et la même composante
  • être au statut Retenue
  • ne pas avoir été déjà passé sur un bon de commande
Allez dans Exécution / Bon de commande, puis créez un bon de commande. Si votre projet contient une seule composante, au moment où vous choisissez le projet et le fournisseur, Aïdi vous proposera automatiquement la liste des soumissions disponibles (répondant aux critères ci-dessus). Si votre projet contient plusieurs composantes, après la création du bon de commande, allez dans la section Composante, puis ajoutez une composante. Le choix de la soumission se fera à ce moment là.




Comment modifier un bon de commande ?


Tant que le bon de commande est au statut En préparation, vous pouvez tout modifier. Dès lors que le bon de commande est Approuvé ou Envoyé au fournisseur, la seule façon de modifier un bon de commande est de créer un ordre de changement.




Comment supprimer un bon de commande ?


Oh la, doucement... Pour supprimer un bon de commande :

  • vous devez avoir les droits de suppression (contactez votre administrateur)
  • il ne doit pas y avoir de réception ou de facture liées à ce bon de commande
  • il ne doit pas y avoir d'ordres de changements liés
  • le bon de commande doit être au statut En préparation
Quand le statut du bon de commande est En préparation :
  • allez dans la section Composante et supprimez toutes les composantes liées à l'aide du bouton rouge Corbeille
  • supprimez le bon de commande à l'aide de la corbeille située en haut à droite de la page




Comment créer un Ordre de changement (ODC) ?


Un ODC est en réalité un regroupement d'une ou plusieurs directives. Vous devez donc créer au préalable des directives avant de pouvoir créer un ODC. Attention : vous ne pourrez créer un ODC que si vous avez un bon de commande au statut Approuvé ou Envoyé au fournisseur. On ne peut pas amender un contrat qui n'existe pas ! Pour créer une directive :

  • allez dans l'écran Excécution / Demande/Directive
  • cliquez sur le + en haut à droite
  • saisissez l'ensemble des champs.
    • Bon de commande, un champ demandant de sélectionner le bon de commande sur lequel joindre l'ODC. La liste représente tous les bons de commande au statut Envoyé au fournisseur, pour le même fournisseur que le présent ODC.
    • La référence est un code unique permettant de retrouver facilement la directive. La référence peut être donnée par l'architecte, ou être sous un format du type S-DIR001 pour Structure, directive 1.
  • dans la page détails de la directive, allez dans la section Coûts. Les lignes présentes sont les mêmes que votre structure de budget, pour vous permettre de ventiler les coûts de la directive. 3 colonnes à votre disposition : les montants que vous avez estimés, les montants que vous avez reçus par soumission, et les montants approuvés. Ce sont les montants approuvés qui seront pris en compte dans l'ODC.
  • N'oubliez pas d'inscrire les causes des directives ! C'est important si vous voulez avoir la possibilité d'analyser comment et pourquoi vous utilisez votre contingence. Pour cela, allez dans la section Causes, cliquez sur le bouton Liste pour voir les choix disponibles (ces choix viennent du paramétrage dans Admin / Causes des directives), puis cliquez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter autant de causes que souhaité. Dans le tableau en dessous, compléter en % ou en monnaie la répartition des causes. ATTENTION : ce sont les montants approuvés seulement qui sont représentés dans ce tableau.
Avant de créer un ODC, vous devez approuver la directive. Pour cela, cliquez sur la coche en haut à droite de l'écran (vous devez avoir les droits requis pour faire cela). Astuce : vous pouvez facilement dupliquer une directive en cliquant sur l'étoile en haut à droite. Cela vous permet de copier toutes les informations de la directive pour en créer une nouvelle. Vous devrez lui donner une nouvelle référence, préciser les coûts et les causes. Pour créer l'ODC : Depuis la liste des directives, repérer la directive au statut Approuvé, puis cliquez sur le symbole éclair à droite dans le menu d'action. Attention : vous ne pouvez créer un ODC que si la directive est approuvée et si elle n'est pas déjà sur un autre ODC. Dans la fenêtre qui apparaît, remplissez les champs demandés. Dans la dernière section, Aïdi vous proposera toutes les directives pouvant être jointes à cet ODC. Ce sont toutes les directives approuvées, pour le même fournisseur et qui ne sont pas déjà sur un ODC. Approuver un ODC : Dans la liste des Ordres de changements, ou depuis la page détail de l'ordre de changement, cliquez sur la coche pour approuver l'ODC (vous devez avoir les droits requis pour cela). En cliquant sur Approuver, le bon de commande est automatiquement amendé avec votre ODC. Les impacts sur le bon de commande sont :
  • incrémentation du numéro de bon de commande. Le bon de commande No BC-0005 par exemple devient BC-0005.1. Au 2ème ODC, il deviendra BC-0005.2 etc
  • augmentation du total avec le montant de l'ODC
N'oubliez pas de transmettre le bon de commande amendé à votre fournisseur !




Que dois-je inscrire dans les champs Référence ?


Quand vous créez de nouveaux éléments dans Aïdi, il vous faut généralement remplir un champ référence. Voici quelques informations sur ce champ. Le champ Référence identifie chaque item, de manière unique. Vous ne pouvez donc pas avoir 2 références identtiques pour le même type d'item dans le même projet. Par exemple, 2 directives dans le même projet ne peuvent pas avoir comme référence DIR01. Aïdi vous en avertira avec un message. Il doit vous serveir à retrouver plus facilement vos éléments grâce au champ de recherche présent dans toutes les listes. La référence doit donc être idéalement explicite. De manière à respecter un certain standard, votre administrateur pourra mettre en place une procédure de codification. Quelques exemples :

  • pour les directives et ODC, la référence peut être fournie par l'architecte ou un membre de l'équipe projet. On peut également déterminer un standard comme : 1ère lettre = discipline, puis DIR puis un numéro séquentiel (S-DIR001 pour Directive Structure No 1)
  • soumission : le numéro de la soumission du fournisseur, ou son nom
  • bon de commande : la référence du bon de commande générée par votre système financier interne
  • facture : le numéro de la facture transmise par le fournisseur




Comment est calculé la tendance du projet ?


Dans la section Surveillance / Sommaire des coûts, vous pouvez voir toutes les informations financières de votre projet. La valeur de la Tendance est calculée comme suit : Montant engagé + Montant à venir Montant engagé = bons de commande approuvés + ODC approuvés Montant à venir = bons de commande restant à engager + directives en attente + risques à venir




Comment définir le profil d'accès d'un utilisateur ?


Cela se fait dans la section Admin. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à cette section. La gestion des accès se passe en 3 étapes :

  • créer l'utilisateur (Admin / Utilisateurs)
  • définir les rôles d'accès (Admin / Rôles et Admin / Accès)
  • associer les rôles d'accès à l'utilisateur
Un rôle est simplement un "conteneur" de ressources d'accès. Créez un rôle, pius allez dans l'écran Accès pour définir les droits d'accès relatifs au rôle. Chaque écran et fonction sont gérés par des ressources. Chaque ressource peut être mise en lecture, écriture ou suppression. Pour comprendre les ressources disponibles, référez-vous à ce document. Attention : pour donner un accès en écriture, vous devez ajouter la ressource en lecture ET en écriture.




Comment changer mon mot de passe ?


Allez dans le menu portant votre nom, puis cliquez sur Changer de mot de passe. Votre nouveau mot de passe doit contenir au moins 8 caractères.




Comment fonctionne l'archivage de projet ?


  • L'archive de projet est sous format Excel. Un seul fichier qui contient toutes les données structurées de Aïdi (budgets, soumissions, bons de commandes, factures, etc.). Vous pouvez donc consulter facilement toutes vos données, comme si vous étiez dans Aïdi.
  • Ce fichier Excel est accompagné d'un répertoire contenants l'ensemble des documents liés au projet (PDF, photos, etc), et d'un document Word contenant les informations du Journal de chantier (incluant les photos)
  • L'archive vous est transmise directement par courriel dans un délai de 24 à 48h
  • Vous pourrez archiver un projet autant de fois que souhaité durant toute la vie du projet
  • L'archivage de projet n'a aucun impact sur le projet dans Aïdi, il s'agit simplement d'une xtraction des données. Le projet reste actif dans Aïdi.
  • L'archivage d'un projet demande un crédit d'utilisation.
Pour obtenir l'archive d'un projet, envoyez un courriel à support@aidi.io en mentionnant :
  • le nom, le code ou la référence du projet à archiver
  • l'adresse courriel à laquelle sera transmise l'archive




Combien de crédits d'utilisation me reste-t-il ?


Allez dans le menu Admin, le nombre de crédits utilisés et restant apparaît en haut de l'écran sous forme de barre de progression :




Pourquoi ça s'appelle Aïdi, et qu'est-ce qu'un Texel ?


Aïdi est le nom de la race de chien de berger. C'est l'image que nous avons voulu donner au logiciel, car c'est lui qui vous aide à vous assurer que tous vos projets sont sous contrôle. Le Texel est une race de mouton. C'est le nom donné aux crédits d'utilisation de Aïdi. Un Texel = un crédit = un projet. Vous voyez le concept ?




Quelle est la taille maximum des documents que l'on peut joindre dans Aïdi ?


Dans tous les écrans de Aïdi, vous avez la possibilité de joindre des documents. La taille maximum fixée par document est de 15 Mo. Ceci permet de limiter l'utilisation de la bande passante. Le volume maximum par défaut accordé par client est de 1 Go. Veuillez contacter le support à support@aidi.io si vous souhaitez augmenter cette limite.




Comment modifier une facture ?


Pour une facture au statut reçue, pas de problème. Accédez à la page détail de la facture, et modifiez les valeurs souhaitées. Losrqu'une facture est approuvée, on ne peut pas la modifier directement. Il faut d'abord la refuser. Pour cela, allez dans la liste des facture, puis sur la ligne de la facture, cliquez sur le bouton Refuser : Cela remettra la facture au statut Reçue et vous pourrez la modifier. Attention : si le bouton Refuser n'est pas disponible, soit la facture n'est pas au statut Approuvé, soit vous n'avez pas les droits nécessaires pour cela. Contactez votre administrateur.




Comment modifier / supprimer un ODC ou une directive ?


Cela dépend du statut dans lequel se trouve l'ODC ou la directive. Rappel : un ODC est en réalité un regroupement de une ou plusieurs directives. Si la modification concerne des prix, il faut modifier les directives rattachées. Suivez les étapes suivantes :

  • dissocier l'ODC du bon de commande : allez dans la liste des Ordres de changement, puis en face de l'ODC concerné cliquez sur Refuser. Ceci aura pour impact de :
    • remettre l'ODC au statut En préparation
    • dissocier l'ODC du bon de commande. La valeur du bon de commande diminue donc de la valeur de l'ODC, et le numéro de bon de commande est diminué de .1
  • dissocier les directives de l'ODC : allez dans la page détail de l'ODC, section Directives, et supprimer la ou les directives liées à l'aide la corbeille. Ceci ne supprime pas les directives, mais a pour effet de dissocier les directives et de les remettre au statut En préparation pour pouvoir les modifier
  • accédez aux directives et modifiez leurs valeurs
  • retrournez dans l'ODC, section directives, et associez les directives précédemment modifiées ou nouvellement créées
  • approuvez l'ODC pour le réassocier au bon de commande




Comment générer un rapport Excel ?


Dans le module Surveillance, allez dans le Centre de rapports. La génération des rapports se passe en 3 étapes :

  1. choisissez un ou plusieurs projets
  2. sélectionnez un modèle de rapport disponible
  3. choisissez de le générer immédiatement et/ou de planifier une génération automatique du rapport pour le(s) projet(s) sélectionné(s) tous les lundi, les vendredi ou le 1er du mois
Nota :
  • la liste des projets disponibles corespond aux projets sur lesquels vous êtes contacts
  • la liste des modèles de rapports disponibles est en fonction de vos rôles dans Aïdi. Si le modèle de rapport voulu n'est pas disponible, contactez votre administrateur
  • en précisant une fréquence de génération du rapport, vous retrouverez en haut de page un bouton vous permettant d'accéder aux rapports générés périodiquement. Vous pourrez ici demander un téléchargement immédiat, ou bien arrêter la génération automatique
  • lorsqu'un rapport périodique est disponible, une notification apparaîtra dans votre centre de notifications avec un lien direct pour le téléchargement du rapport. Un courriel vous sera également envoyé.




Comment paramétrer et ajouter un modèle de rapport Excel ?


Nous fournissons un certain nombres de rapports modèles, disponibles dans la section Ressources de ce Wiki (mot de passe requis). Si vous souhaitez paramétrer vous-même vos propres rapports ou formulaires sous Excel, ou adaptez les rapports existants :

  • créez un nouveau fichier Excel et enregistrez le sur votre ordinateur. Les formats supportés par Aïdi sont .xls, .xlsx et .xslxm
  • réservez-vous le premier onglet pour la mise en page de votre rapport, et nommez les feuilles suivantes en fonction des informations que vous souhaitez obtenir. Ces noms sont prédéfinis, vous trouverez le nom de toutes les balises disponibles et leur description dans la section Ressources. Ainsi, lors de la génération, Aïdi détectera le nom de vos feuilles Excel et poussera l'information correspondante directement dans la feuille.
  • allez dans la section Surveillance / Centre de rapports puis charger votre modèle de rapport dans Aïdi. Pour cela, vous devez avoir un rôle d'accès contenant la ressource "report" en écriture (demander à votre administrateur). Lors du chargement d'un nouveau modèle, vous pourrez définir le nom usuel et une brève description du rapport, et si ce rapport est disponible pour tous ou seulement pour les rôles spécifiés.
  • faites un essai : sélectionnez un ou plusieurs projets, votre modèle de rapport puis cliquer sur Générér
  • vous pouvez maintenant voir les informations poussées par Aïdi, et paraméter le rapport avec des formules, tableau croisé dynamique, mise en page, etc comme un fichier Excel standard. Une fois modifiée, retournez dans le centre de rapport, cliquez sur Modifier sur l'ancien modèle, supprimez le fihcier et chargez votre nouveau modèle
Si toutefois vous n'étiez pas suffisament familier avec la programmation dans Excel, nos services se feront un plaisir de vous aider et de créer vos modèles de rapports sur mesure (des frais peuvent s'appliquer). Contactez nous !




Comment changer de langue ?


Aïdi est présentement offert en 3 langues : Français (Canada), Français (France) et Anglais. La langue est gérée par utilisateur, soit au niveau du compte utilisateur directement (section Admin), soit à partir du menu gauche depuis le nom de l'utilisateur connecté / Changer de langue. Le changement est instantané, il n'est pas nécessaire de se déconnecter puis reconnecter.




Comment générer une lettre Word ?


La génération des lettres Word se fait directement dans les écrans concernés. Allez dans la fiche détail (pas la liste) de :

  • infrastructure
  • fournisseur
  • projet
  • financement
  • budget
  • soumission
  • bon de commande
  • dénonciation
  • réception
  • facture
  • directive/demande de changement
  • ordre de changement
Dans le bandeau du haut, vous trouverez un icône "Lettres" qui fera apparaître un bandeau à gauche avec la liste des modèles disponibles. Cliquez sur l'icône Générer à droite du modèle voulu.




Comment paramétrer et ajouter un nouveau modèle de lettre Word ?


Pour ajouter un nouveau modèle de lettre, vous devez disposer d'un rôle ayant la ressource "report" en écriture. En cas de problème, contactez votre administrateur. Pour le reste, vous allez voir, c'est assez simple !

  • créer un document Word (ou Open Document), ou prenez un fichier déjà existant, et enregistrez-le au format .docx (attention, les extensions .doc ne sont pas supportées)
  • à l'intérieur de ce fichier, intégrez directement des balises qui correspondent aux données de Aïdi. La liste des balises disponible, en fonction de l'écran de génération de la lettre, est disponible dans le centre de Ressources (mot de passe requis). Une balise se présente sous la forme [budget.total] par exemple, et sera remplacée par la valeur contenue dans Aïdi, en l'occurence le montant total du budget lors de la génération.
  • vous pouvez traiter ce document Word comme n'importe quel autre document ! Intégrez un logo et des images, faites de la mise en page, etc.
  • quand votre modèle est prêt, allez dans la section Admin / Modèles de lettres, et ajoutez votre modèle.
  • vous pouvez préciser le nom usuel et une brève description du modèle, is ce modèle est visible pour tous ou des rôles spécifiques et à quel écran il est destiné. Veillez à respecter les balises utilisées dans la lettre par rapport à l'écran d'utilisation. Si Aïdi ne trouve pas de valeur correspondante, il laissera simplement la balise telle quelle.
  • astuce : vous pouvez également ajouter un nouveau modèle directement depuis la page concernée (détail d'un budget par exemple), en cliquant sur le bouton Lettres en haut à droite
Si toutefois vous n'étiez pas suffisament familier avec ce genre de manipulations, nos services se feront un plaisir de vous aider et de créer vos modèles de lettres sur mesure (des frais peuvent s'appliquer). Contactez nous !




Comment personnaliser les vues de la liste des projets ?


Depuis la version 1.6.22, chaque utilisateur Aïdi a la possibilité de personnaliser les vues de sa liste de projets, en choisissant les colonnes à afficher. Les colonnes correspondent à des informations générales des projets (priorité, code, date de début, etc) et à des indicateurs de suivi pour permettre une vue rapide de l'avancement des projets (montant du budget, tendance, écart prévu, % d'utilisation des contingences, % d'avancement des travaux, % d'avancement en date, etc). Cette vidéo explique comment faire : A noter que les administrateurs Aïdi peuvent créer des vues et les partager avec l'ensemble des utilisateurs, simplement en cochant la case en bas de la fenêtre pour partager la vue.




Comment créer des champs complémentaires personalisables ?


L'administrateur a la possibilité d'ajouter des champs personnalisés dans la majorité des écrans Aïdi (fiche projet, budget, financement, bons de commande, etc). Vous pouvez également contrôler le type de champ pour vous assurer de la cohérence des données. Vous pouvez ainsi déterminer s'il s'agit :

  • d'un champ numérique,
  • d'une case à cocher,
  • d'une date,
  • d'une valeur numérique,
  • d'un texte court,
  • d'un paragraphe,
  • d'une liste prédéfinie
L'ajout de champs personnalisés se fait depuis l'écran Admin / Champs comp. La procédure de création est très simple :
  • utilisez le bouton Ajouter en haut de l'écran
  • donnez un nom au champ
  • déterminez dans quel écran il doit apparaître
  • choisissez son type
  • réorganisez l'ordre d'affichage au besoin
Les champs personnalisés apparaissent automatiquement quand vous entrez dans l'écran concernée, dans une section nommée "Informations complémentaires". Pour les champs ajoutés dans la fiche projet, vous avez également la possibilité de les afficher dans la liste des projets. Pour cela, utilisez la fonction des Vues en haut de la liste des projets. Vous pouvez également filtrer la liste des projets à partir de ces champs Voici une viédo qui résume le fonctionnement de ces champs complémentaires.





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